始末書・顛末書の書き方

受注ミスに対する始末書です。迷惑をかけた相手先は自分の会社(内の人物)ではないのですが、やはり宛名は自分の担当上司（この例では営業部長）になります。受注ミスの場合ですので、どういったミスをしたのか、どの部署で起こったのか、などを伝えなければいけません。もちろん今後ミスが出ないようにどういった点に留意していくか、そういった反省点を書くことを忘れないように。






　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成18年6月20日

　　営業部長　高橋克己　殿

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部受注係　遠藤慶三



　　　　　　　　　　始末書


　このたび私は、株式会社すっとこどっこい様からご注文いた
だきました商品の個数を誤って受注し、下記のごときミスを起
こしました。

　平成18年6月2日、商品名「エプノン万能コピー機」
（品番RNK-2028BB）を4台ご注文いただいたところ、誤って、
4ダースと受注・発送てしまい株式会社すっとこどっこい様より
非常にお叱りを受けました。



　 株式会社すっとこどっこい様に大変ご迷惑をおかけしたばか
りでなく、会社の信用を揺るがしかねない重大なミスであり、
深くお詫び申し上げます。
　
　今後このようなミスを起こすことのないように、ご注文いただ
いた商品の再確認を厳重に行うなど、集中力を高め、細心の注意
を払い職務を遂行してまいりますことを誓います。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

社外の人への非礼を指摘されて始末書を書く場合の文例になります。相手先は自分の会社(内の人物)ではないのですが、宛名は自分の担当上司である点に注意して書く必要がありますがそのほかの文章については、書き方で挙げたように書けば問題ないと思います。

では文例です。




　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成18年6月20日

　　営業部長　高橋克己　殿


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 営業部南東京課　遠藤勇作

　　　　　　　　　　始末書


　
　平成18年6月3日、株式会社すっとこどっこいを訪問した際、
営業担当の方に対し、私は不遜な対応をし、同社ならびに同氏
の名誉を傷つけ、また会社に対してご迷惑をおかけしました。
誠心誠意お詫びいたします。

　自身の軽率で傲慢な言動を恥じ、深く反省しております。

　今後は、常に自分の立場をわきまえ、念頭に置いた行動を
とりますことをお誓いいたします。二度とこのような失態を
招かない所存にございますゆえ、このたびに限り、寛大なる
ご措置をお願い申し上げます。



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上






内容に注目していただくと分かるように、今後の対策（心構え？）の部分と寛大な処分を求める部分というのは非常に重要な要素でありながら、欠落しがちです。もし担当者が読んだら、詫びるだけで何も具体的なことが書いていない文書をどう思うでしょうか。


形式も大事ですが、今回の不始末を自分なりに取り返そうという姿勢が見えなければ会社側も始末書を書かせる意味がありませんからね。

始末書に書かれる内容は、多岐にわたります。

企業全体に関わるものから、個人の無断欠勤や社内備品の持ち帰りといった事例まで世の中には不始末といえば幅広くあるのです。当サイト「始末書・顛末書の書き方」では、当事者として始末書を書く場合を主に想定して、不始末とそれに対応した文例を挙げてみようと思います。


1. 社外の人への非礼に対する始末書
2. 受注ミスに対する始末書
3. 請求書金額ミスに対する始末書
4. 遅刻に対する始末書
5. 売上金紛失に対する始末書
6. 無断欠勤に対する始末書


などが日常始末書を書く可能性のある事例でしょうか。他にも上司が管理責任を問われて書く始末書や取引先に提出される始末書もありますが、当サイトでは割愛したいと思います。


始末書の体裁は以下のようにある程度決まっています。全て手書きで書くのが望ましいでしょう。万年筆かサインペンで、インクは必ず黒か青を用いること！


始末書の日付

左詰で宛名（社名・部署・役職・氏名）

右詰めで自分の会社・所属・氏名・押印

中央に「始末書」と大きくはっきり書く

今回の不始末の原因、経緯、今後の対策、謝罪・反省の弁

今後二度と起こしませんと誓約し、許しをいただく


以上のような文面で書けば大丈夫だと思います。

始末書や顛末書というのは、社会に対し、あるいは会社に対し、許されざる不祥事や過失によって引き起こされた事故が起こった場合に、お詫びをするための文書です。


お詫びをするための文書ですので絶対に書き方が保身的になってはいけませんし、簡潔で明瞭な文章で事実が分かるように文書に残さなければいけません。


始末書と顛末書の違いを気にされる方がいらっしゃいますが、それほど大きな違いはないと考えて結構です。しいて言うならば始末とは「締めくくりを付けること。終わらせること」という意味であり、顛末というのは「一部始終」という意味ですので、顛末書はより報告的であり、始末書は進退など含めた事態の収束までを含めるものでしょうか。


実際はそこまで厳密には分別されませんので、特に指示のない限りは一般的な始末書でよいのではないでしょうか。


始末書を書く場合には事実が客観的に書かれていることが必要です。

いつ、どこで、誰が、なぜ、どういった経緯で、どうしたのか。


書き方としては５Ｗ１Ｈとよく言われるようにまずは事態の経緯を客観的に書くように専心しましょう。その文書を根拠に、業務上の過失の所在をはっきりとさせ、再発を防ぐための手段を講じるのが目的なのですから、嘘や保身は禁物です。


また始末書は関係のある機関や企業に送られることもあります。迷惑をかけて申し訳ないという詫び状であることもあるし、会社としてどういった対策をとったか対外にアピールする狙いもあります。

こういったアピールは現代では非常に重要で、不祥事が起こっても何も対策を講じない企業だと叩かれるような傷を残すことは許されないのです。